Tổng hợp các nghĩa vụ thuế mà sole trader làm việc với ABN phải tuân thủ liên tục sau khi khai trương. Hướng dẫn từ tiêu chuẩn đăng ký GST ($75,000) và yêu cầu tax invoice, thời hạn nộp BAS hàng quý và phạt nộp trễ, cấu trúc trả góp PAYG instalments, đến việc lưu giữ hồ sơ 5 năm.
Thủ tục nhận ABN và khai trương không phải là điểm kết thúc. Sole trader không có người sử dụng lao động khấu trừ sẵn thuế từ lương, nên phải tự mình lo toàn bộ GST, thuế thu nhập và quản lý hồ sơ, và các nghĩa vụ này không chỉ một lần mà lặp lại mỗi quý, mỗi năm. Điểm cốt lõi là 'nghĩa vụ khai báo âm thầm tích tụ'. Ngay khi đăng ký GST, nghĩa vụ nộp BAS mỗi quý phát sinh, và sau khi nộp tax return đầu tiên, ATO bắt đầu gửi thông báo trả góp PAYG instalments. Không biết cũng không được miễn, và khai báo bị bỏ lỡ có thể bị cộng tiền phạt. Hướng dẫn này giúp bạn nắm trọn chu kỳ lặp lại đó trong một cái nhìn.
Tiêu chí phân biệt bản chất công việc là employee hay contractor và khái quát quy định GST đặc biệt cho rideshare được đề cập trong hướng dẫn gig work & hợp đồng ABN; các thủ tục khai trương như đăng ký ABN, tên doanh nghiệp nằm trong hướng dẫn khởi sự kinh doanh. Khấu trừ thuế của người làm công (employee) do hướng dẫn khấu trừ thuế cho người lao động đảm nhiệm, và có quy tắc khác với chi phí kinh doanh. Hướng dẫn này chuyên trách phần 'tuân thủ liên tục' của sole trader đã hoàn tất đăng ký — GST, BAS, PAYG instalments, lưu giữ hồ sơ — và là phần giải thích chế độ, không phải tư vấn thuế cho tình huống cá nhân.
GST (Goods and Services Tax) là thuế giá trị gia tăng 10% của Úc. Khi doanh thu hàng năm (GST turnover) đạt $75,000 (tổ chức phi lợi nhuận là $150,000) hoặc dự kiến đạt trong 12 tháng tới, bạn phải đăng ký trong vòng 21 ngày. Có một ngoại lệ — hoạt động rideshare/taxi bắt buộc đăng ký từ đồng đô la đầu tiên, bất kể doanh thu. Sau khi đăng ký, bạn tính GST vào giá bán khi thu tiền, được hoàn lại GST đã trả cho hàng mua vào kinh doanh dưới dạng credit, và quyết toán qua BAS mỗi quý.
Sau khi đăng ký GST, đối với giao dịch bán từ $82.50 (đã gồm GST) trở lên, nếu người mua yêu cầu, bạn phải phát hành tax invoice trong vòng 28 ngày. Nội dung bắt buộc gồm: cụm từ 'Tax invoice', tên doanh nghiệp và ABN của người bán, ngày phát hành, mô tả — số lượng — giá của hàng hóa bán ra, số tiền GST (hoặc cụm từ 'Total price includes GST'); giao dịch từ $1,000 trở lên còn phải bao gồm tên doanh nghiệp hoặc ABN của người mua. Về yêu cầu định dạng chi tiết, hãy theo hướng dẫn chính thức của ATO.
Khi chưa đăng ký, không được thu GST hoặc dùng cụm từ 'tax invoice'. Ngược lại, nếu nghĩa vụ đăng ký đã phát sinh mà bạn trì hoãn, bạn có thể phải tự bỏ tiền túi nộp khoản GST (chưa hề thu từ khách hàng) tính ngược từ ngày lẽ ra phải đăng ký, và còn chịu thêm tiền phạt cùng lãi.
BAS (Business Activity Statement) là biểu mẫu để doanh nghiệp đã đăng ký GST khai báo và quyết toán GST (bao gồm cả PAYG withholding, PAYG instalments nếu áp dụng); sole trader quy mô nhỏ đa phần theo chu kỳ quý. Thời hạn tiêu chuẩn: quý tháng 7–9 là 28/10, quý tháng 10–12 là 28/2, quý tháng 1–3 là 28/4, quý tháng 4–6 là 28/7. Khai điện tử hoặc khai qua registered tax agent có thể được thêm thời hạn cho một số quý, vì vậy hãy kiểm tra thời hạn chính xác áp dụng cho bạn trên dịch vụ trực tuyến của ATO.
Ngay cả khi hoàn toàn không có giao dịch, bạn vẫn phải nộp nil BAS đúng hạn. Phạt nộp trễ (FTL penalty) có thể âm thầm tích lũy theo từng chu kỳ 28 ngày kể cả khi số thuế bằng 0 — 'không có thuế phải nộp thì chắc không sao' chính là cái bẫy phổ biến nhất.
Employee bị khấu trừ thuế tại nguồn từ lương, nhưng thu nhập kinh doanh của sole trader thì không ai khấu trừ trước cả. Vì vậy xuất hiện cái bẫy: thuế thu nhập của năm đầu bị tính gộp một lần trong tax return năm sau, và từ đó trở đi ATO đưa bạn vào chế độ nộp trước theo quý gọi là PAYG instalments. Hiểu theo bốn giai đoạn sẽ dễ hơn.
Trong năm tài chính đầu tiên (1/7–30/6) thường chưa có thông báo trả góp. Thay vào đó, sau tax return năm sau, thuế của cả một năm bị tính một lần. Thói quen để dành số thuế dự kiến vào tài khoản riêng mỗi khi có thu nhập là cách phòng vệ duy nhất.
Nếu thu nhập kinh doanh và đầu tư trong tax return đầu tiên vượt ngưỡng, ATO tự động đưa bạn vào PAYG instalments và thông báo qua myGov hoặc thư. Sau đó thường bạn nộp số tiền trả góp được thông báo mỗi quý; người thuộc diện nộp BAS sẽ thấy khoản này hiển thị cùng trong BAS.
Bạn có thể tự đăng ký sớm qua dịch vụ trực tuyến của ATO mà không cần chờ thông báo. Nếu nộp rải đều ngay từ năm đầu, bạn có thể giảm gánh nặng khi 'thuế năm ngoái nộp một cục + trả góp năm nay' chồng lên nhau.
Khi thu nhập thay đổi, bạn có thể điều chỉnh (vary) số tiền hoặc tỷ lệ trả góp. Các khoản trả góp đã nộp được khấu trừ toàn bộ vào số thuế cuối cùng trong tax return cuối năm, phần thừa được hoàn lại. Tuy nhiên, nếu điều chỉnh xuống quá thấp so với thực tế, phần thiếu có thể bị tính lãi.
Một nửa của việc tuân thủ thuế là ghi chép. ATO yêu cầu lưu giữ chứng từ thu nhập, chi phí về nguyên tắc trong 5 năm; hồ sơ tốt giúp việc lập BAS, yêu cầu khấu trừ và giải trình đều trở nên dễ dàng. Hãy biến năm điều sau thành thói quen.
Phần lớn sự cố thuế của sole trader không phải do 'không biết' mà do trì hoãn 'để sau'. Năm điều sau là những sai lầm lặp lại thường xuyên nhất.
Trang chính thức của ATO hướng dẫn tiêu chuẩn nghĩa vụ đăng ký GST ($75,000, bao gồm quy định đặc biệt cho rideshare), cách đăng ký và các nghĩa vụ sau khi đăng ký.
Hướng dẫn chính thức của ATO bao quát toàn bộ về BAS: cách nộp và thanh toán BAS, thời hạn hàng quý, khai báo nil và khai báo điều chỉnh.
Trang chính thức của ATO, nơi bạn có thể kiểm tra tiêu chuẩn bị đưa vào PAYG instalments, cách tự nguyện đăng ký sớm và cách điều chỉnh (vary) số tiền trả góp.
Hướng dẫn chính thức trên cổng thông tin doanh nghiệp tổng hợp của chính phủ Úc, tóm tắt toàn bộ trách nhiệm thuế và pháp lý của cấu trúc sole trader.
Cơ quan đăng ký kinh doanh chính thức của chính phủ Úc, xử lý miễn phí việc đăng ký, gia hạn và thay đổi thông tin ABN. Có thể tiến hành đăng ký GST cùng lúc.
Về nguyên tắc là không bắt buộc, nhưng bạn có thể đăng ký tự nguyện (khi đăng ký, bạn được hoàn GST credit cho hàng mua vào, nhưng sẽ phát sinh nghĩa vụ nộp BAS và thông thường phải duy trì đăng ký tối thiểu 12 tháng). Tuy nhiên, thu nhập từ hoạt động rideshare/taxi bắt buộc phải đăng ký GST từ đồng đô la đầu tiên, bất kể doanh thu. Ngoài ra, nghĩa vụ đăng ký phát sinh trong vòng 21 ngày kể từ thời điểm doanh thu 12 tháng tới được dự kiến đạt $75,000 — chứ không phải 'sau khi đã vượt' — vì vậy hãy kiểm tra xu hướng doanh thu hàng tháng.
Không được. Khi chưa đăng ký GST, bạn không được cộng GST vào giá để thu tiền hoặc dùng cụm từ 'tax invoice' trên hóa đơn. Ngược lại, nếu nghĩa vụ đăng ký đã phát sinh mà bạn không đăng ký, bạn có thể phải nộp GST cho các giao dịch bán hàng trong thời gian đó tính ngược từ ngày lẽ ra phải đăng ký (kể cả khi chưa thu từ khách hàng) và có thể bị cộng thêm tiền phạt và lãi.
Có, vẫn phải nộp. Ngay cả khi hoàn toàn không có giao dịch, bạn vẫn phải nộp 'nil BAS' (khai báo $0) đúng hạn, và có thể xử lý đơn giản qua dịch vụ trực tuyến của ATO hoặc qua điện thoại. Nếu bỏ qua việc khai báo với lý do không có thuế phải nộp, bạn có thể bị phạt nộp trễ (FTL penalty) — kể cả khi số thuế bằng 0.
Phạt nộp trễ (failure to lodge on time penalty) có thể bị tính lũy tiến theo từng chu kỳ 28 ngày (doanh nghiệp nhỏ có mức trần; đơn vị tính phạt là penalty unit — kiểm tra mức mới nhất tại ATO). Hãy nộp khai báo càng sớm càng tốt, và nếu khó khăn trong việc thanh toán, bạn có thể đăng ký kế hoạch trả dần (payment plan) với ATO. Cơ chế là càng tự nguyện khắc phục sớm thì bất lợi càng giảm.
Bạn có thể điều chỉnh (vary) số tiền hoặc tỷ lệ trả góp qua dịch vụ trực tuyến của ATO. Tuy nhiên, nếu điều chỉnh xuống quá thấp so với số thuế dự kiến thực tế, phần thiếu có thể bị tính lãi khi quyết toán cuối năm, vì vậy hãy chuẩn bị căn cứ chứng minh thu nhập giảm (sổ sách doanh thu, v.v.) và điều chỉnh ở mức hợp lý. Số tiền trả góp đã nộp sẽ được quyết toán với số thuế cuối cùng trong tax return, nếu nộp thừa sẽ được hoàn lại.
Không có nghĩa vụ đóng góp kiểu người sử dụng lao động (Superannuation Guarantee) cho phần của chính mình. Thay vào đó, bạn có thể tự đóng personal super contribution; để yêu cầu khấu trừ, hãy nộp 'notice of intent to claim a deduction' cho super fund, nhận xác nhận (acknowledgement), rồi khấu trừ trong tax return. Có giới hạn hàng năm (concessional contributions cap), hãy kiểm tra mức giới hạn mới nhất tại ATO.
Không giống nhau. Khấu trừ của người làm công là hệ thống yêu cầu 'chi phí liên quan đến việc tạo thu nhập' trong tax return cá nhân, còn chi phí kinh doanh là hệ thống riêng được trừ từ thu nhập kinh doanh. Các quy tắc khác nhau — như phân bổ tỷ lệ sử dụng cá nhân, mối quan hệ với GST credit (người đã đăng ký GST hạch toán chi phí theo số tiền không bao gồm GST), việc có được khấu hao ngay tài sản hay không — vì vậy đừng bê nguyên tiêu chuẩn thời làm nhân viên sang. Nếu khó phán đoán, an toàn nhất là tham khảo registered tax agent đã đăng ký TPB.
