Hướng dẫn dịch thuật, phiên dịch công chứng NAATI — Nộp giấy tờ di trú, chính phủ

Dịch thuật, phiên dịch công chứng NAATI — Hướng dẫn giấy tờ nộp cho di trú và chính phủ

Tổng hợp khái niệm và quy trình về dịch thuật, phiên dịch công chứng (certified) NAATI cần thiết khi nộp các giấy tờ tiếng nước ngoài như giấy khai sinh, giấy kết hôn, bằng cấp cho cơ quan di trú, trường đại học và cơ quan chính phủ Úc.

Dịch thuật, phiên dịch công chứng NAATI là gì?

NAATI (National Accreditation Authority for Translators and Interpreters) là cơ quan quốc gia chứng nhận tư cách của dịch giả và thông dịch viên tại Úc. Khi nộp các giấy tờ chính thức được cấp bằng ngôn ngữ không phải tiếng Anh như giấy khai sinh, giấy kết hôn, bằng tốt nghiệp, bảng điểm, bằng lái xe cho cơ quan di trú Úc (Department of Home Affairs), trường đại học, cơ quan chính phủ, người ta thường yêu cầu bản dịch tiếng Anh do dịch giả công chứng (certified) NAATI thực hiện. Vì hình thức yêu cầu khác nhau tùy từng nơi tiếp nhận, điều then chốt là trước khi đặt dịch hãy kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận về việc cần nộp giấy tờ nào và theo cách nào.

Sự khác biệt giữa chứng thực (JP certified copy) và bản dịch chứng nhận NAATI

Hai điều này có mục đích hoàn toàn khác nhau. Chứng thực (certified copy) là thủ tục để người có thẩm quyền như Justice of the Peace (JP) xác nhận và ký rằng (bản sao này giống với bản gốc), chỉ là việc xác nhận tính xác thực của bản sao so với bản gốc, không liên quan đến dịch thuật. Ngược lại, bản dịch chứng nhận NAATI là việc dịch giả công chứng chứng nhận rằng đã dịch chính xác bản gốc (kèm con dấu, chữ ký, lời chứng nhận). Nghĩa là (bản sao giống bản gốc = JP) và (bản dịch giống bản gốc = NAATI) là hai việc riêng biệt, và tùy theo nơi tiếp nhận, có thể yêu cầu cả hai.

Tìm và đặt dịch giả, thông dịch viên công chứng NAATI

Bạn có thể trực tiếp tìm dịch giả, thông dịch viên công chứng trên Danh bạ trực tuyến NAATI (Online Directory). Khi tìm kiếm theo ngôn ngữ và khu vực, loại hình biên dịch (translator) hay phiên dịch (interpreter) và cấp độ chứng nhận, sẽ hiện ra danh sách những người hành nghề có chứng nhận đang còn hiệu lực. AUWith không giới thiệu bất kỳ công ty dịch thuật thương mại cụ thể nào, và mong bạn hãy trực tiếp kiểm tra chứng nhận thông qua danh bạ chính thức của NAATI.

Những điều cần kiểm tra trước khi đặt dịch

Trước khi giao dịch, hãy kiểm tra loại và hình thức giấy tờ mà nơi tiếp nhận yêu cầu (có cần bản dịch công chứng không, có kèm bản gốc hay bản sao chứng thực không, hạn nộp). Bạn có thể hỏi báo giá và thời gian thực hiện từ nhiều dịch giả để so sánh.

Tìm kiếm theo ngôn ngữ, khu vực, cấp độ chứng nhận trên danh bạ trực tuyến NAATI
Biên dịch (translator) và phiên dịch (interpreter) là hai chứng nhận riêng biệt — Chọn loại bạn cần
Cung cấp bản gốc hoặc bản scan, bản sao rõ nét và kiểm tra trước báo giá, thời gian thực hiện

Bạn có thể kiểm tra lại chứng nhận còn hiệu lực hay không bằng tên người hành nghề trên danh bạ. Hãy tin vào tình trạng hiện tại trên danh bạ chính thức của NAATI hơn là danh thiếp hay quảng cáo cũ.

Vật dụng cần chuẩn bị và điều cần kiểm tra trước khi đặt dịch

Chất lượng bản dịch và việc có bị trả lại hồ sơ hay không phần lớn được quyết định ở giai đoạn chuẩn bị. Nếu chuẩn bị trước ba điều dưới đây, bạn có thể giảm việc phải làm lại và chậm trễ.

Giấy tờ gốc hoặc bản sao độ phân giải cao được scan rõ nét (bao gồm mọi con dấu, chữ ký, lề trang)
Ghi chú lại hình thức dịch thuật, chứng nhận mà nơi tiếp nhận (trường đại học/Home Affairs/cơ quan) yêu cầu
Cách viết họ tên bằng tiếng Anh ghi trên hộ chiếu (phải khớp với bản dịch)

Hãy chắc chắn kiểm tra xem cách viết tiếng Anh của tên người và địa danh có khớp với giấy tờ hộ chiếu, visa hay không. Sai lệch chính tả là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại.

Những lúc bạn cần NAATI — Các trường hợp tiêu biểu

Dưới đây là những trường hợp tiêu biểu thường yêu cầu dịch thuật, phiên dịch công chứng NAATI. Vì yêu cầu thực tế khác nhau tùy từng nơi tiếp nhận, hãy kiểm tra hướng dẫn của từng cơ quan.

Giấy tờ di trú, visa

Khi nộp các giấy tờ không phải tiếng Anh như giấy khai sinh, kết hôn, quan hệ gia đình, xác nhận kinh nghiệm làm việc cho Home Affairs. Bản dịch thực hiện trong nước Úc thường được yêu cầu phải do dịch giả công chứng NAATI thực hiện.

Giấy tờ học vấn, du học

Khi nộp bằng tốt nghiệp, bảng điểm cho trường đại học, cơ sở giáo dục nghề (VET) hoặc cơ quan skills assessment. Yêu cầu về bản dịch công chứng khác nhau tùy từng cơ quan, hãy kiểm tra hướng dẫn nộp hồ sơ.

Phiên dịch phỏng vấn, pháp lý

Trường hợp cần thông dịch viên công chứng NAATI (interpreter) trong các buổi phỏng vấn di trú, y tế, pháp lý. Phiên dịch là chứng nhận riêng biệt so với biên dịch và thường cần đặt trước.

Kỳ thi NAATI CCL (điểm di trú)

Trường hợp dự thi kỳ thi NAATI CCL để nhận điểm cộng cho hạng mục ngôn ngữ cộng đồng (credentialled community language) trong points test của diện di trú tay nghề. Mục đích khác với chứng nhận dịch thuật.

Danh sách kiểm tra thực hành theo từng bước

Đây là trình tự thực hành dành cho người chuẩn bị lần đầu. Nó giúp giảm thất bại khi nộp hồ sơ.

Trước tiên kiểm tra trong hướng dẫn chính thức của nơi tiếp nhận xem có yêu cầu bản dịch công chứng (certified translation) hay không và theo hình thức nào
Tìm kiếm và liên hệ dịch giả, thông dịch viên công chứng theo ngôn ngữ, khu vực trên danh bạ trực tuyến NAATI
Cung cấp bản gốc, bản sao rõ nét và kiểm tra báo giá, thời gian thực hiện, việc có kèm lời chứng nhận hay không
Kiểm tra xem bản hoàn thiện có kèm con dấu chứng nhận, chữ ký, số NAATI của dịch giả hay không
Nộp cùng bản gốc, bản sao chứng thực và bản dịch theo yêu cầu của nơi tiếp nhận và lưu giữ bản sao

Sai lầm thường gặp và lưu ý

Những sai lầm dưới đây dễ dẫn đến việc bị trả lại hồ sơ hoặc chậm xử lý. Hãy kiểm tra lại trước khi nộp.

Nộp bản dịch không công chứng (do bạn bè, tự dịch) và bị trả lại — Hãy kiểm tra trước xem có yêu cầu bản dịch công chứng không
Nhầm lẫn giữa chứng thực (JP certified copy) và chứng nhận bản dịch — Hai thủ tục khác nhau
Đặt dịch trước mà không kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận khiến hình thức không phù hợp
Cách viết tiếng Anh của tên người, địa danh khác với hộ chiếu, visa nên bị trả lại
Nộp mà không kiểm tra dù bản dịch thiếu con dấu chứng nhận, chữ ký

Liên kết chính thức hữu ích

Câu hỏi thường gặp

Có nhất thiết phải có bản dịch công chứng NAATI không?▾

Điều này tùy thuộc vào nơi tiếp nhận. Cơ quan di trú hay các trường đại học thường yêu cầu bản dịch công chứng (certified) đối với giấy tờ không phải tiếng Anh, nhưng yêu cầu khác nhau tùy theo cơ quan và loại giấy tờ. Trước khi đặt dịch, hãy kiểm tra yêu cầu trong hướng dẫn chính thức của nơi tiếp nhận trước.

Chứng thực (JP) và bản dịch NAATI khác nhau như thế nào?▾

Chứng thực (JP certified copy) là thủ tục xác nhận bản sao giống với bản gốc, còn bản dịch chứng nhận NAATI là việc một dịch giả công chứng chứng nhận rằng bản dịch khớp chính xác với bản gốc. Hai điều này có mục đích khác nhau, và tùy theo nơi tiếp nhận, có thể cần cả hai.

Tìm dịch giả công chứng ở đâu?▾

Bạn có thể tìm kiếm theo ngôn ngữ, khu vực và cấp độ chứng nhận trên danh bạ trực tuyến của NAATI. Thay vì thông qua một công ty cụ thể, việc tự mình kiểm tra trên danh bạ chính thức xem chứng nhận có còn hiệu lực hay không sẽ an toàn hơn.

Kỳ thi NAATI CCL là gì?▾

Kỳ thi CCL (Credentialled Community Language) là kỳ thi nhằm nhận điểm cộng cho hạng mục ngôn ngữ cộng đồng trong points test của diện di trú tay nghề. Nó có mục đích khác với chứng nhận (certification) dịch giả, thông dịch viên chuyên nghiệp, và cách đăng ký, hình thức thi cũng như tiêu chí công nhận điểm có thể thay đổi tùy theo quy định di trú và thời điểm, vì vậy hãy kiểm tra thông tin mới nhất trên trang web chính thức của NAATI và các trang liên quan đến di trú.

Chi phí dịch thuật và thời gian thực hiện là bao nhiêu?▾

Điều này tùy thuộc vào loại giấy tờ, khối lượng và dịch giả. AUWith không giới thiệu bất kỳ công ty thương mại cụ thể nào, và khuyên bạn nên hỏi báo giá cùng thời gian thực hiện từ nhiều dịch giả công chứng trên danh bạ NAATI để so sánh.

Bản dịch thực hiện ở nước ngoài (nước sở tại) có được chấp nhận không?▾

Điều này tùy thuộc vào yêu cầu của nơi tiếp nhận. Bản dịch thực hiện bên ngoài nước Úc đôi khi kèm theo yêu cầu bổ sung như ghi rõ họ tên, thông tin liên hệ và thông tin chứng nhận của dịch giả. Hãy kiểm tra việc có được chấp nhận hay không trong hướng dẫn chính thức của Home Affairs hoặc nơi tiếp nhận tương ứng.

Có cách nào để được dịch miễn phí không?▾

Một số người có thường trú hoặc một số loại visa nhất định có thể được dịch miễn phí một phần giấy tờ liên quan đến định cư thông qua Free Translating Service (TIS National) của Home Affairs. Vì có giới hạn về điều kiện đối tượng, phạm vi giấy tờ và thời gian sử dụng, hãy kiểm tra điều kiện của mình trên trang web chính thức.