Hướng dẫn sử dụng dịch vụ công chứng giấy tờ và chứng thực bản sao JP tại Úc

Justice of the Peace (JP) — Hướng dẫn công chứng giấy tờ và chứng thực bản sao

Bài viết tổng hợp cách sử dụng chính xác dịch vụ chứng thực bản sao miễn phí và làm chứng bản khai theo luật định của JP (công chức tình nguyện) tại Úc.

JP là gì

Justice of the Peace (JP) là công chức tình nguyện do chính quyền bang/lãnh thổ bổ nhiệm, có vai trò chứng thực giấy tờ miễn phí trong cộng đồng. Công việc chính bao gồm chứng thực bản sao (certified true copy) đối chiếu với bản gốc, làm chứng cho bản khai theo luật định (statutory declaration) và bản khai có tuyên thệ (affidavit), xác nhận chữ ký, v.v. Khi nộp giấy tờ chính thức như đăng ký ngân hàng, cơ quan chính phủ, di trú, trường học, người ta thường yêu cầu 'bản sao đã được JP chứng thực'. Vì JP là tình nguyện viên nên trong bất kỳ trường hợp nào cũng không thu phí.

Sự khác nhau giữa JP và công chứng viên (notary public)

JP là tình nguyện viên cung cấp dịch vụ chứng thực và làm chứng miễn phí có hiệu lực trong nước Úc. Ngược lại, công chứng viên (notary public) thường kiêm nhiệm bởi luật sư và xử lý công chứng có thu phí đối với giấy tờ sử dụng ở nước ngoài. Với giấy tờ nộp ở nước ngoài hoặc trường hợp cần apostille, có thể cần công chứng viên hoặc thủ tục DFAT chứ không phải JP, vì vậy hãy kiểm tra trước hình thức mà cơ quan tiếp nhận yêu cầu.

Việc chứng thực diễn ra như thế nào

Trường hợp sử dụng phổ biến nhất là chứng thực bản sao đối chiếu bản gốc. Khi bạn mang theo bản gốc như hộ chiếu, visa, bảng điểm, giấy xác nhận công việc cùng với bản sao của chúng, JP sẽ đối chiếu từng tờ hai tài liệu rồi ghi lên mỗi trang câu 'bản sao này giống với bản gốc' cùng chữ ký, con dấu, tên, số đăng ký và ngày tháng. Với bản khai theo luật định hay bản khai có tuyên thệ, sau khi JP xác minh danh tính thì người khai ký ngay tại chỗ.

Xác minh danh tính (100 points ID)

JP có thể yêu cầu xác minh danh tính trước khi chứng thực. Giống như phương thức 100 points ID dùng khi mở tài khoản ngân hàng, nếu bạn chuẩn bị giấy tờ tùy thân có ảnh như hộ chiếu, bằng lái xe, thẻ Medicare thì việc xác minh sẽ thuận tiện hơn. Tổ hợp giấy tờ tùy thân cần thiết có thể khác nhau tùy cơ quan tiếp nhận, vì vậy hãy kiểm tra hướng dẫn trước.

Bản gốc và bản sao cần chứng thực (khi chứng thực bản sao)
Bản khai, bản khai có tuyên thệ đã điền sẵn nhưng để trống ô chữ ký
Giấy tờ tùy thân hợp lệ có ảnh

JP có thể từ chối chứng thực giấy tờ chưa hoàn chỉnh hoặc còn ô trống, giấy tờ chỉ bằng ngôn ngữ không hiểu được. Hãy hoàn thành giấy tờ trước, và nếu cần hãy chuẩn bị kèm bản dịch có công nhận (như bản dịch có chứng nhận NAATI).

Cần chuẩn bị những gì

Nếu chuẩn bị tốt trước khi đến, việc chứng thực sẽ xong trong vài phút. Vật dụng cần chuẩn bị khác nhau tùy vào việc là chứng thực bản sao hay làm chứng bản khai, vì vậy hãy kiểm tra trước hình thức mà cơ quan tiếp nhận yêu cầu rồi chuẩn bị các mục dưới đây.

Giấy tờ bản gốc và bản sao cần chứng thực (tất cả các trang)
Giấy tờ tùy thân có ảnh như hộ chiếu, bằng lái xe
Mẫu bản khai, bản khai có tuyên thệ ở trạng thái chưa ký và bút

Hãy chuẩn bị bản sao đầy đủ cả hai mặt và tất cả các trang không thiếu sót. Nếu chỉ chứng thực một số trang thì có thể bị cơ quan tiếp nhận từ chối. Nếu để quên bản gốc thì bản thân việc chứng thực bản sao là không thể.

4 loại dịch vụ JP

Có bốn dịch vụ chính mà JP thường xử lý. Nếu nắm rõ trước loại cần thiết thì vật dụng chuẩn bị và quy trình sẽ rõ ràng.

Chứng thực bản sao (Certified True Copy)

Đối chiếu bản gốc với bản sao để xác nhận và ký 'bản sao giống với bản gốc'. Dùng cho các giấy tờ khó nộp bản gốc như hộ chiếu, visa, bằng cấp, bảng điểm.

Làm chứng bản khai theo luật định (Statutory Declaration)

Là văn bản tuyên bố bằng văn bản rằng một sự việc nào đó là sự thật. Phải ký trực tiếp trước mặt JP và được dùng rộng rãi cho các mục đích đăng ký, xác nhận.

Làm chứng bản khai có tuyên thệ (Affidavit)

Là bản khai có tuyên thệ nộp cho tòa án, v.v. JP nhận lời tuyên thệ hoặc xác nhận (affirmation) và ký với tư cách người làm chứng. Có thể có sự khác biệt về thẩm quyền giữa các bang.

Làm chứng chữ ký và danh tính

Vai trò làm chứng xác nhận chữ ký là của chính đương sự trong hợp đồng, giấy đồng ý, v.v. Có thể cần kèm theo xác minh 100 points ID.

Danh sách kiểm tra trước khi sử dụng

Nếu kiểm tra 5 điều dưới đây trước khi đến, bạn có thể hoàn tất việc chứng thực trong một lần mà không phải quay lại.

Đã kiểm tra hình thức chứng thực mà cơ quan tiếp nhận yêu cầu (chứng thực bản sao/bản khai, v.v.).
Đã chuẩn bị bản gốc và bản sao của tất cả các trang.
Đã điền nội dung bản khai, bản khai có tuyên thệ và để trống ô chữ ký.
Đã chuẩn bị giấy tờ tùy thân hợp lệ có ảnh.
Đã kiểm tra vị trí, giờ hoạt động và việc có cần đặt hẹn của JP sẽ đến.

Sai sót thường gặp và lưu ý

Những sai sót dưới đây dễ dẫn đến phải quay lại hoặc bị từ chối giấy tờ. Hãy kiểm tra trước để tiết kiệm thời gian.

Không mang bản gốc — Nếu chỉ mang bản sao thì không thể chứng thực đối chiếu.
Ký trước — Nếu ký bản khai, bản khai có tuyên thệ ở nhà rồi mang đến thì có thể phải viết lại.
Giấy tờ còn ô trống, chưa hoàn chỉnh — JP có thể từ chối chứng thực văn bản chưa hoàn chỉnh.
Chấp nhận yêu cầu thu phí — Dịch vụ JP là miễn phí. Việc đòi tiền có thể là lừa đảo, hãy kiểm tra với Scamwatch.
Nhầm lẫn giấy tờ dùng ở nước ngoài — Giấy tờ nộp ở nước ngoài có thể không đủ nếu chỉ có chứng thực JP, cần kiểm tra thủ tục công chứng viên, DFAT.

Các liên kết chính thức hữu ích

Câu hỏi thường gặp

Dịch vụ JP có tính phí không?▾

Không. JP ở Úc là công chức được bổ nhiệm trên cơ sở tình nguyện và không nhận thù lao, nên không được thu phí cho các dịch vụ như chứng thực bản sao, làm chứng cho bản khai. Nếu ai đó đòi tiền thì đó có thể không phải là dịch vụ JP chính thức, hãy lưu ý.

Có thể tìm JP ở đâu?▾

Bạn có thể tìm kiếm theo mã bưu điện trên danh bạ JP chính thức của bang/lãnh thổ nơi bạn cư trú, và nhiều thư viện công cộng, tòa án, trung tâm cộng đồng, trung tâm mua sắm và một số council có JP thường trực phục vụ miễn phí. Hãy kiểm tra giờ hoạt động và việc có cần đặt hẹn hay không trước khi đến.

Để được chứng thực bản sao (certified copy) cần những gì?▾

Bạn phải mang theo cả bản gốc cần chứng thực và bản sao của nó. Sau khi JP đối chiếu hai tài liệu, họ sẽ ghi câu xác nhận 'bản sao giống với bản gốc' cùng chữ ký và con dấu lên mỗi trang. Nếu không có bản gốc thì không thể chứng thực bản sao (certified true copy).

Có thể ký sẵn vào bản khai theo luật định (statutory declaration) trước khi mang đến không?▾

Không được. Bản khai theo luật định (statutory declaration) hay bản khai có tuyên thệ (affidavit) chỉ có hiệu lực khi bạn ký trực tiếp trước mặt người làm chứng (JP). Tài liệu đã ký trước có thể phải viết lại, vì vậy hãy mang đến với ô chữ ký để trống.

Chế độ JP có khác nhau theo từng bang (state) không?▾

Có, mỗi bang/lãnh thổ có thủ tục bổ nhiệm và tên gọi hơi khác nhau. Ví dụ, ở Queensland ngoài JP còn có Commissioner for Declarations (C.dec), còn ở Victoria thì gọi là Honorary Justice. Hãy kiểm tra thẩm quyền chi tiết trên trang web chính thức của bang nơi bạn cư trú.

JP có thể chứng thực cả giấy tờ di trú, visa không?▾

Thông thường JP có thể chứng thực bản sao để nộp trong nước. Tuy nhiên, hãy kiểm tra yêu cầu về giấy tờ phù hợp với tình huống cá nhân với đại lý di trú đăng ký MARA (OMARA) hoặc luật sư, và giấy tờ dùng ở nước ngoài có thể cần apostille hoặc chứng thực riêng, vì vậy hãy làm theo hướng dẫn của cơ quan liên quan.

Giấy tờ dùng ở nước ngoài chỉ cần chứng thực JP là đủ không?▾

Đối với mục đích sử dụng trong nước Úc, chứng thực bản sao của JP thường là đủ, nhưng đối với việc nộp ở nước ngoài có thể cần apostille hoặc chứng thực của DFAT, hoặc công chứng viên (notary public) riêng. Hãy kiểm tra trước xem cơ quan tiếp nhận yêu cầu hình thức nào.