Justice of the Peace (JP) — Guía de certificación de documentos y copias
Resumimos cómo usar correctamente los servicios gratuitos del JP en Australia (funcionario público voluntario): certificación de copias y testigo de declaraciones legales.
¿Qué es un JP?
Un Justice of the Peace (JP) es un funcionario público voluntario designado por el gobierno del estado o territorio, cuya función es certificar documentos de forma gratuita para la comunidad. Sus tareas principales incluyen la certificación de copias fieles al original (certified true copy), actuar como testigo de statutory declarations y affidavits (declaraciones juradas), y la verificación de firmas. Al presentar documentos oficiales para bancos, organismos gubernamentales, inmigración o solicitudes escolares, con frecuencia se exige una "copia certificada por un JP". Como el JP es voluntario, en ningún caso cobra una tarifa.
Diferencia entre un JP y un notario público (notary public)
El JP es un voluntario que ofrece servicios gratuitos de certificación y de testigo válidos dentro de Australia. En cambio, el notario público (notary public), cargo que suelen ejercer abogados, se encarga por una tarifa de la autenticación de documentos que se usarán en el extranjero. Para documentos destinados al extranjero o cuando se requiere una apostilla (apostille), puede necesitarse un notario público o un trámite ante el DFAT, y no un JP, así que confirme primero el formato que exige el organismo receptor.
¿Cómo se realiza la certificación?
El uso más común es la certificación de copias cotejadas con el original. Si lleva un original —como un pasaporte, una visa, un certificado de calificaciones o una constancia laboral— junto con su copia, el JP coteja ambos documentos página por página y luego deja en cada una una anotación que indica que "esta copia es idéntica al original", su firma, su sello, su nombre, su número de registro y la fecha. En el caso de una statutory declaration o un affidavit, el proceso consiste en que, tras verificar la identidad, el declarante firma en ese mismo momento ante el JP.
Verificación de identidad (100 points ID)
El JP puede solicitar la verificación de su identidad antes de certificar. Al igual que en el método 100 points ID, que se usa para abrir cuentas bancarias, la verificación es más sencilla si prepara documentos de identidad con fotografía, como el pasaporte, la licencia de conducir o la tarjeta de Medicare. La combinación de documentos requerida puede variar según el organismo receptor, así que revise sus instrucciones con antelación.
- El original y la copia que se certificarán (para la certificación de copias)
¿Qué debe preparar?
Si va bien preparado antes de acudir, la certificación puede tomar solo unos minutos. Como lo que debe llevar cambia según se trate de una certificación de copias o de un testigo de declaración, confirme primero el formato que exige el organismo receptor y luego reúna los siguientes elementos.
- El documento original y la copia que se certificará (todas las páginas)
- Un documento de identidad con fotografía, como el pasaporte o la licencia de conducir
- El formulario de la declaración o affidavit sin firmar y un bolígrafo
Los 4 tipos de servicio de un JP
Los servicios que un JP presta con más frecuencia se dividen en cuatro tipos principales. Si identifica de antemano el tipo que necesita, tanto lo que debe llevar como el procedimiento quedarán claros.
Se cotejan el original y la copia para confirmar y firmar que es una "copia idéntica al original". Se usa para documentos cuyo original es difícil de presentar, como el pasaporte, la visa, un título o un certificado de calificaciones.
Es un documento en el que se declara por escrito que un hecho es verdadero. Debe firmarse en persona ante el JP y se usa ampliamente para diversas solicitudes y verificaciones.
Es una declaración bajo juramento que se presenta ante los tribunales u organismos similares. El JP toma el juramento o la afirmación (affirmation) y firma como testigo. Las facultades pueden variar según el estado.
Es la función de testigo que confirma que la firma en contratos, formularios de consentimiento y similares es de la persona correspondiente. Puede requerirse también la verificación 100 points ID.
Lista de verificación antes de acudir
Si verifica los siguientes 5 puntos antes de acudir, podrá completar la certificación de una sola vez, sin necesidad de volver.
- Confirmé el formato de certificación que exige el organismo receptor (certificación de copias, declaración, etc.).
- Preparé el original y la copia de todas las páginas.
- Redacté el contenido de la declaración o affidavit y dejé el espacio de firma en blanco.
Errores comunes y precauciones
Los siguientes errores pueden derivar fácilmente en tener que volver o en el rechazo del documento. Revíselos con antelación para ahorrar tiempo.
- No llevar el original: si solo lleva la copia, no es posible hacer la certificación por cotejo.
- Firmar de antemano: si firma la declaración o el affidavit en casa, es posible que deba rehacerlos.
- Documentos con espacios en blanco o incompletos: el JP puede negarse a certificar un documento que no esté completo.
Enlaces oficiales útiles
- NSW 정부 — Justices of the Peace(se abre en una ventana nueva)
Gobierno de New South Wales — Búsqueda de JP e información sobre su designación y funciones (encuentre un JP cercano por código postal).
- Queensland 정부 — JP and C.dec(se abre en una ventana nueva)
Gobierno de Queensland — Información sobre el sistema y el alcance de funciones del JP y del Commissioner for Declarations (C.dec).
- Victoria 법무부 — Honorary Justices(se abre en una ventana nueva)