オーストラリアのJP(ボランティアの公職者)による無料のコピー認証・法定宣言書の証人サービスを正しく利用する方法をまとめました。
Justice of the Peace(JP)は州・準州政府が任命したボランティアの公職者で、地域社会で無料で書類を認証する役割を担います。主な業務は原本と照合したコピー認証(certified true copy)、法定宣言書(statutory declaration)や陳述書(affidavit)の証人、署名の確認などです。銀行・政府機関・移民・学校の申請など公式な書類を提出する際に「JPが認証したコピー」を求められる場合が多くあります。JPはボランティアであるため、いかなる場合でも手数料を受け取りません。
JPはオーストラリア国内で通用する無料の認証・証人サービスを提供するボランティアです。一方、公証人(notary public)は主に弁護士が兼任し、海外で使用する書類の公証を有料で処理します。海外提出用の書類やアポスティーユ(apostille)が必要な場合には、JPではなく公証人やDFATの手続きが必要になることがありますので、提出先の機関が求める形式を先に確認してください。
最もよくある利用は原本照合によるコピー認証です。パスポート・ビザ・成績証明書・在職証明書のような原本とそのコピーを一緒に持って行くと、JPが二つの書類を一枚ずつ照合したうえで、「このコピーは原本と同一である」という趣旨の文言、署名、印章、氏名、登録番号、日付を各ページに残します。法定宣言書や陳述書は、JPが本人確認をしたうえで宣言者がその場で署名する方式で進められます。
JPは認証の前に本人確認を求めることがあります。銀行口座の開設などで使われる100 points ID方式のように、パスポート・運転免許証・Medicareカードなど写真付きの身分証を準備しておくと確認がスムーズです。必要な身分証の組み合わせは提出先の機関ごとに異なる場合がありますので、案内文を事前に確認してください。
JPは未完成であったり空欄がある書類、理解できない言語のみで書かれた書類の認証を拒否することがあります。書類を事前に完成させ、必要であれば公認翻訳(NAATI認証など)も一緒に準備してください。
訪問前の準備が整っていれば、認証は数分で終わります。コピー認証なのか宣言書の証人なのかによって持ち物が変わりますので、提出先の機関が求める形式を先に確認したうえで下記の項目を用意してください。
コピーは両面・すべてのページを漏れなく準備してください。一部のページだけを認証すると、提出先の機関で差し戻される場合があります。原本を置いてくるとコピー認証自体ができません。
JPがよく処理するサービスは大きく分けて四つです。必要な種類を事前に把握しておくと、持ち物と手続きが明確になります。
原本とコピーを照合し、「原本と同一のコピー」であることを確認・署名します。パスポート・ビザ・学位・成績証明書など原本の提出が難しい書類に使います。
ある事実を真実であると書面で宣言する文書です。JPの面前で直接署名する必要があり、各種の申請・確認用として広く使われます。
裁判所などに提出する宣誓陳述書です。JPが宣誓または確約(affirmation)を受け、証人として署名します。州ごとに権限の違いがある場合があります。
契約書・同意書などで署名が本人のものであることを確認する証人の役割です。100 points IDの確認が併せて必要になる場合があります。
訪問前に下記の5点を確認しておけば、再訪問なしで一度に認証を済ませることができます。
下記のミスは再訪問や書類の差し戻しにつながりやすいものです。事前に点検して時間を節約してください。
New South Wales州政府 — JP検索および任命・役割の案内(郵便番号で近くのJPを探す)。
Queensland州政府 — JPとCommissioner for Declarations(C.dec)の制度・業務範囲の案内。
Victoria州司法省 — Honorary Justice(JPなど)のサービスと検索の案内。
オーストラリア連邦Attorney-General's Department — statutory declarationの作成・証人の案内。
Scamwatch(ACCC) — 無料であるべきサービスに手数料を要求する詐欺の通報・確認。
いいえ。オーストラリアのJPはボランティアとして任命された無報酬の公職者であり、コピーの認証・宣言書の証人などのサービスに対して手数料を受け取ることはできません。料金を要求された場合は正規のJPサービスでない可能性がありますのでご注意ください。
お住まいの州・準州の公式JP登録簿から郵便番号(postcode)で検索でき、多くの公共図書館・裁判所・地域センター・ショッピングセンター・一部のカウンシル(council)で常駐JPを無料で運営しています。営業時間や予約の要否は訪問前に確認してください。
認証を受ける原本とそのコピーを一緒に持参する必要があります。JPが二つの書類を照合したうえで、「原本と同一のコピーである」ことを確認する文言・署名・印章を各ページに残します。原本がなければコピー認証(certified true copy)はできません。
できません。statutory declaration(法定宣言書)や陳述書(affidavit)は証人(JP)の面前で直接署名してこそ効力があります。事前に署名した書類は作成し直す必要が生じる場合がありますので、署名欄を空欄のまま持参してください。
はい、州・準州ごとに任命の手続きや名称が少しずつ異なります。例えばQueenslandにはJPのほかにCommissioner for Declarations(C.dec)があり、VictoriaではHonorary Justiceと呼ばれます。詳細な権限はお住まいの州の公式サイトでご確認ください。
一般的に国内提出用のコピー認証はJPが行えます。ただし個人の状況に合わせた書類要件はMARA(OMARA)登録の移民代理人や弁護士に確認し、海外で使用する書類はアポスティーユ(apostille)や認証が別途必要になる場合がありますので、関連機関の案内に従ってください。
オーストラリア国内用にはJPのコピー認証で十分な場合が多いですが、海外提出用にはDFATのアポスティーユ(apostille)や認証、あるいは公証人(notary public)が別途必要になる場合があります。提出先の機関がどの形式を求めているかを先に確認してください。
