Justice of the Peace (JP) — guide de certification de documents et de copies
Voici comment utiliser correctement les services gratuits de certification de copies et de témoin pour déclaration légale offerts par les JP (agents publics bénévoles) en Australie.
Qu'est-ce qu'un JP ?
Un Justice of the Peace (JP) est un agent public bénévole nommé par le gouvernement d'un État ou territoire, dont le rôle est de certifier gratuitement des documents au sein de la communauté. Ses principales missions sont la certification de copies conformes à l'original (certified true copy), le rôle de témoin pour les statutory declarations et les affidavits, ainsi que la vérification de signatures. Lorsqu'on remet des documents officiels (banque, administration, immigration, inscription scolaire, etc.), une « copie certifiée par un JP » est souvent exigée. Comme le JP est bénévole, il ne perçoit aucun frais en aucun cas.
Différence entre un JP et un notaire (notary public)
Le JP est un bénévole qui fournit des services gratuits de certification et de témoin valables en Australie. En revanche, le notaire (notary public), généralement un avocat, traite contre rémunération la certification de documents destinés à l'étranger. Pour des documents à soumettre à l'étranger ou lorsqu'une apostille est requise, ce n'est pas un JP mais un notaire ou une procédure du DFAT qui peut être nécessaire ; vérifiez donc d'abord le format exigé par l'organisme destinataire.
Comment se déroule la certification ?
L'usage le plus fréquent est la certification d'une copie par comparaison avec l'original. Si vous apportez un original tel qu'un passeport, un visa, un relevé de notes ou une attestation d'emploi ainsi que sa photocopie, le JP compare les deux documents page par page, puis appose sur chaque page une mention indiquant que « cette copie est conforme à l'original », sa signature, son cachet, son nom, son numéro d'enregistrement et la date. Pour une statutory declaration ou un affidavit, le JP vérifie l'identité, puis le déclarant signe sur place.
Vérification d'identité (100 points ID)
Le JP peut demander une vérification d'identité avant la certification. Comme pour la méthode des 100 points ID utilisée notamment lors de l'ouverture d'un compte bancaire, la vérification est plus simple si vous préparez des pièces d'identité comportant une photo, telles qu'un passeport, un permis de conduire ou une carte Medicare. La combinaison de pièces requise pouvant varier selon l'organisme destinataire, vérifiez les instructions à l'avance.
- L'original et sa photocopie à certifier (pour une certification de copie)
Que faut-il préparer ?
Si vous êtes bien préparé avant de vous déplacer, la certification ne prend que quelques minutes. Les éléments à apporter varient selon qu'il s'agit d'une certification de copie ou d'un témoignage de déclaration ; vérifiez donc d'abord le format exigé par l'organisme destinataire, puis rassemblez les éléments ci-dessous.
- Le document original et la photocopie à certifier (toutes les pages)
- Une pièce d'identité avec photo (passeport, permis de conduire, etc.)
- Le formulaire de déclaration ou d'affidavit non signé et un stylo
Les 4 types de services d'un JP
Les services que les JP traitent le plus souvent se répartissent en quatre grandes catégories. Identifier à l'avance le type dont vous avez besoin clarifie les éléments à préparer et la procédure.
Le JP compare l'original et la copie, puis atteste et signe qu'il s'agit d'une « copie conforme à l'original ». Cela s'utilise pour les documents dont il est difficile de remettre l'original, comme un passeport, un visa, un diplôme ou un relevé de notes.
Il s'agit d'un document par lequel on déclare par écrit qu'un fait est véridique. Vous devez le signer en personne devant le JP ; il est largement utilisé pour diverses demandes et vérifications.
Il s'agit d'une déposition sous serment destinée notamment aux tribunaux. Le JP recueille le serment ou l'affirmation (affirmation) et signe en tant que témoin. Les pouvoirs peuvent varier selon les États.
Rôle de témoin attestant qu'une signature est bien celle de la personne, sur un contrat, un formulaire de consentement, etc. Une vérification 100 points ID peut également être nécessaire.
Liste de contrôle avant utilisation
En vérifiant les 5 points ci-dessous avant de vous déplacer, vous pouvez terminer la certification en une seule fois, sans avoir à revenir.
- J'ai vérifié le format de certification exigé par l'organisme destinataire (certification de copie, déclaration, etc.).
- J'ai préparé l'original et la photocopie de toutes les pages.
- J'ai rempli le contenu de la déclaration ou de l'affidavit et laissé la case de signature vide.
Erreurs fréquentes et points de vigilance
Les erreurs ci-dessous entraînent facilement un nouveau déplacement ou le rejet des documents. Vérifiez-les à l'avance pour gagner du temps.
- Ne pas apporter l'original — avec la seule copie, la certification par comparaison est impossible.
- Signer à l'avance — si vous signez une déclaration ou un affidavit à la maison, vous devrez peut-être le refaire.
- Document incomplet ou avec des cases vides — le JP peut refuser de certifier un document non complété.
Liens officiels utiles
- NSW 정부 — Justices of the Peace(s'ouvre dans une nouvelle fenêtre)
Gouvernement de l'État de New South Wales — recherche de JP et informations sur leur nomination et leur rôle (trouver un JP à proximité par code postal).
- Queensland 정부 — JP and C.dec(s'ouvre dans une nouvelle fenêtre)
Gouvernement de l'État du Queensland — informations sur le système et l'étendue des missions des JP et des Commissioners for Declarations (C.dec).
- Victoria 법무부 — Honorary Justices(s'ouvre dans une nouvelle fenêtre)