Thủ tục khi người thân qua đời: từ đăng ký khai tử đến hỗ trợ gia đình
Từ những việc cần làm ngay sau khi mất người thân đến đăng ký khai tử, tang lễ, đưa thi hài về nước, hành chính sau tang và hỗ trợ dành cho gia đình — một hướng dẫn được sắp xếp điềm tĩnh để bạn không phải vội vàng.
Ngay sau khi người thân qua đời: liên hệ ai và điều gì sẽ diễn ra
Mất đi người thân là điều không có sự chuẩn bị nào có thể làm nhẹ bớt. May mắn là những việc gia đình phải xử lý ngay sau khi người thân qua đời không nhiều như bạn nghĩ, và phần lớn thủ tục hành chính có thể tiến hành từng bước trong vài ngày. Điều cần thiết đầu tiên là xác nhận tử vong chính thức. Nếu qua đời tại bệnh viện hoặc viện dưỡng lão, nhân viên y tế sẽ hướng dẫn thủ tục xác nhận; nếu là cái chết đã được dự đoán trước do bệnh tật và xảy ra tại nhà, hãy liên hệ GP thường khám hoặc nhóm chăm sóc giảm nhẹ (palliative care). Ngược lại, với tử vong đột ngột, do tai nạn hoặc không rõ nguyên nhân, phải gọi ngay 000 (cảnh sát/cấp cứu), và khi đó cảnh sát sẽ báo cáo vụ việc cho coroner (điều tra viên pháp y).
Ai cấp giấy xác nhận tử vong — bác sĩ hay coroner
Nếu là cái chết đã được dự đoán trước mà bác sĩ từng điều trị có thể xác nhận nguyên nhân, bác sĩ đó sẽ cấp giấy chứng nhận y khoa về nguyên nhân tử vong (medical certificate of cause of death), và tang lễ cùng việc đăng ký khai tử được tiến hành dựa trên giấy này. Ngược lại, với trường hợp đột tử, tai nạn, không rõ nguyên nhân hoặc bác sĩ không thể xác nhận nguyên nhân, vụ việc thuộc thẩm quyền của coroner (điều tra viên pháp y); chỉ sau khi cuộc điều tra (kể cả khám nghiệm tử thi nếu cần) kết thúc, các giấy tờ liên quan mới được cấp và thi thể mới được bàn giao cho gia đình. Trong vụ việc thuộc coroner, đừng tự ý dọn dẹp hiện trường hay di chuyển thi thể mà hãy làm theo hướng dẫn của cảnh sát. Tòa án coroner (Coroners Court) của mỗi tiểu bang có nhân viên hỗ trợ gia đình, giúp bạn nắm được tiến trình vụ việc.
Đăng ký khai tử và giấy chứng tử (BDM từng tiểu bang)
Mọi trường hợp tử vong xảy ra tại Úc đều phải được đăng ký tại cơ quan đăng ký khai sinh, khai tử và kết hôn (Registry of Births, Deaths and Marriages, BDM) của tiểu bang/vùng lãnh thổ nơi xảy ra tử vong. Trên thực tế, funeral director thường nộp hồ sơ đăng ký thay, nên hiếm khi gia đình phải tự làm thủ tục này. Khi đăng ký hoàn tất, bạn có thể nộp lệ phí để BDM cấp giấy chứng tử (death certificate) chính thức, và giấy này là điểm khởi đầu cho hầu hết mọi thủ tục hành chính sau đó.
Những nơi cần đến giấy chứng tử
Từ việc tất toán tài khoản ngân hàng, yêu cầu quyền lợi tử vong superannuation, yêu cầu bảo hiểm nhân thọ, thông báo cho Centrelink/Medicare, thông báo liên quan đến visa, chấm dứt hợp đồng thuê nhà và tiện ích, đến xin probate (chứng thực di chúc) — hầu hết các cơ quan đều yêu cầu bản gốc hoặc bản sao có chứng thực của giấy chứng tử. Ước tính trước những nơi cần nộp và chuẩn bị đủ nhiều bản sao có chứng thực sẽ giúp các thủ tục thuận lợi hơn hẳn.
- Xác nhận với funeral director xem họ có nộp hồ sơ đăng ký khai tử tại BDM thay hay không và thời điểm nộp
Chuẩn bị tang lễ: chọn chôn cất/hỏa táng và chi phí
Tang lễ có thể chọn giữa chôn cất (burial) và hỏa táng (cremation) tùy theo di nguyện của người mất và tôn giáo, văn hóa của gia đình. Chi phí tang lễ ở Úc dao động rất rộng: theo hướng dẫn moneysmart của chính phủ, hỏa táng cơ bản từ khoảng $4,000, còn tang lễ trang trọng bao gồm chôn cất tại nghĩa trang có thể trên $15,000 (kiểm tra số liệu mới nhất tại moneysmart). Ngay cả trong lúc đau buồn, so sánh báo giá chi tiết theo hạng mục (itemised quote) từ nhiều nơi là quyền chính đáng của người tiêu dùng, và bạn không bị thiệt thòi gì vì điều đó.
- Xin báo giá chi tiết từ ít nhất 2 nơi và so sánh các hạng mục bao gồm (vận chuyển thi hài, quan tài, hỏa táng/nghĩa trang, dịch vụ giấy tờ, v.v.)
- Kiểm tra trước di chúc của người mất, hợp đồng tang lễ trả trước (prepaid funeral) và việc có tham gia bảo hiểm tang lễ hay không
4 tình huống và thủ tục tương ứng
Cùng là một trường hợp tử vong nhưng thủ tục và thời gian sẽ khác nhau tùy hoàn cảnh. Hãy tham khảo tình huống phù hợp với bạn trong 4 trường hợp dưới đây.
Nhân viên y tế xác nhận tử vong và bác sĩ điều trị cấp giấy chứng nhận y khoa về nguyên nhân tử vong. Khi liên hệ funeral director, bạn sẽ được hướng dẫn các bước tiếp theo như vận chuyển thi hài và đăng ký khai tử — đây là trường hợp gia đình ít gánh nặng nhất.
Sau khi gọi 000, cảnh sát báo cáo cho coroner (điều tra viên pháp y). Việc điều tra và khám nghiệm tử thi có thể khiến thời gian bàn giao thi thể kéo dài; nhân viên hỗ trợ gia đình của Coroners Court từng tiểu bang sẽ thông báo tiến trình.
Liên hệ lãnh sự quán của quốc gia người mất để xác nhận giấy tờ cần thiết (giấy chứng tử, chứng nhận ướp xác, chứng nhận quan tài niêm phong, v.v.) và thủ tục. Funeral director có kinh nghiệm hồi hương quốc tế sẽ hỗ trợ chuẩn bị; chi phí khá lớn nên hãy kiểm tra phạm vi bảo hiểm.
Chọn chôn cất tại nghĩa trang hoặc hỏa táng và tổ chức tang lễ tại Úc. Sau hỏa táng, tro cốt có thể được an vị tại cơ sở tưởng niệm, rải tro hoặc mang về quê nhà — cần kiểm tra quy định về địa điểm, hãng hàng không và nước đến.
Danh sách việc hành chính sau tang: super, ngân hàng, visa, di chúc
Sau khi nhận giấy chứng tử, bạn có thể từng bước xử lý các mục dưới đây. Không cần hoàn tất tất cả cùng lúc; hầu hết các cơ quan sẽ cân nhắc hoàn cảnh của gia đình khi hướng dẫn thủ tục.
- Thông báo cho Services Australia — Báo việc tử vong cho Centrelink/Medicare. Thường chỉ cần thông báo một lần là được xử lý liên thông, và nhân dịp này hãy kiểm tra luôn điều kiện nhận bereavement payment.
- Yêu cầu quyền lợi tử vong superannuation — Liên hệ từng quỹ super mà người mất tham gia để yêu cầu quyền lợi tử vong (death benefit). Nếu có binding death benefit nomination thì chi trả theo đó; nếu không, trustee sẽ quyết định người nhận. Cũng kiểm tra bảo hiểm nhân thọ kèm trong super.
Lưu ý và những khó khăn thường gặp
Dưới đây là những điểm mà những người từng trải qua hoàn cảnh tương tự cảm thấy khó khăn. Biết trước sẽ giúp bạn giảm bớt phần nào gánh nặng.
- Với vụ việc thuộc coroner, đừng vội chốt lịch — Điều tra và khám nghiệm tử thi có thể khiến việc bàn giao thi thể kéo dài. Hãy xác nhận thời điểm bàn giao trước khi định ngày tang lễ và đặt vé máy bay cho người thân từ quê nhà.
- Thiếu bản sao có chứng thực của giấy chứng tử — Mỗi cơ quan đều yêu cầu đối chiếu với bản gốc nên bản sao hết rất nhanh. Chuẩn bị đủ số lượng ngay từ đầu sẽ đỡ công xin cấp lại.
Các liên kết chính thức hữu ích
- NSW 출생·사망·혼인 등록소 (BDM)(mở trong cửa sổ mới)
Kênh chính thức đăng ký khai tử và cấp giấy chứng tử tại NSW — ở các tiểu bang khác, thủ tục tương tự được thực hiện tại BDM của tiểu bang/vùng lãnh thổ đó.
- Services Australia — 유족 지원(mở trong cửa sổ mới)
Trang chính thức hướng dẫn cách thông báo cho Centrelink/Medicare sau khi người thân qua đời và điều kiện nhận các hỗ trợ dành cho gia đình như bereavement payment.
- Moneysmart — 장례 비용(mở trong cửa sổ mới)
Hướng dẫn chi phí tang lễ của moneysmart (Chính phủ Úc) — giải thích khoảng chi phí, cách so sánh báo giá theo hạng mục và các phương thức thanh toán như tang lễ trả trước (prepaid funeral).