Justice of the Peace (JP) — Hướng dẫn công chứng giấy tờ và chứng thực bản sao
Bài viết tổng hợp cách sử dụng chính xác dịch vụ chứng thực bản sao miễn phí và làm chứng bản khai theo luật định của JP (công chức tình nguyện) tại Úc.
JP là gì
Justice of the Peace (JP) là công chức tình nguyện do chính quyền bang/lãnh thổ bổ nhiệm, có vai trò chứng thực giấy tờ miễn phí trong cộng đồng. Công việc chính bao gồm chứng thực bản sao (certified true copy) đối chiếu với bản gốc, làm chứng cho bản khai theo luật định (statutory declaration) và bản khai có tuyên thệ (affidavit), xác nhận chữ ký, v.v. Khi nộp giấy tờ chính thức như đăng ký ngân hàng, cơ quan chính phủ, di trú, trường học, người ta thường yêu cầu 'bản sao đã được JP chứng thực'. Vì JP là tình nguyện viên nên trong bất kỳ trường hợp nào cũng không thu phí.
Sự khác nhau giữa JP và công chứng viên (notary public)
JP là tình nguyện viên cung cấp dịch vụ chứng thực và làm chứng miễn phí có hiệu lực trong nước Úc. Ngược lại, công chứng viên (notary public) thường kiêm nhiệm bởi luật sư và xử lý công chứng có thu phí đối với giấy tờ sử dụng ở nước ngoài. Với giấy tờ nộp ở nước ngoài hoặc trường hợp cần apostille, có thể cần công chứng viên hoặc thủ tục DFAT chứ không phải JP, vì vậy hãy kiểm tra trước hình thức mà cơ quan tiếp nhận yêu cầu.
Việc chứng thực diễn ra như thế nào
Trường hợp sử dụng phổ biến nhất là chứng thực bản sao đối chiếu bản gốc. Khi bạn mang theo bản gốc như hộ chiếu, visa, bảng điểm, giấy xác nhận công việc cùng với bản sao của chúng, JP sẽ đối chiếu từng tờ hai tài liệu rồi ghi lên mỗi trang câu 'bản sao này giống với bản gốc' cùng chữ ký, con dấu, tên, số đăng ký và ngày tháng. Với bản khai theo luật định hay bản khai có tuyên thệ, sau khi JP xác minh danh tính thì người khai ký ngay tại chỗ.
Xác minh danh tính (100 points ID)
JP có thể yêu cầu xác minh danh tính trước khi chứng thực. Giống như phương thức 100 points ID dùng khi mở tài khoản ngân hàng, nếu bạn chuẩn bị giấy tờ tùy thân có ảnh như hộ chiếu, bằng lái xe, thẻ Medicare thì việc xác minh sẽ thuận tiện hơn. Tổ hợp giấy tờ tùy thân cần thiết có thể khác nhau tùy cơ quan tiếp nhận, vì vậy hãy kiểm tra hướng dẫn trước.
- Bản gốc và bản sao cần chứng thực (khi chứng thực bản sao)
- Bản khai, bản khai có tuyên thệ đã điền sẵn nhưng để trống ô chữ ký
Cần chuẩn bị những gì
Nếu chuẩn bị tốt trước khi đến, việc chứng thực sẽ xong trong vài phút. Vật dụng cần chuẩn bị khác nhau tùy vào việc là chứng thực bản sao hay làm chứng bản khai, vì vậy hãy kiểm tra trước hình thức mà cơ quan tiếp nhận yêu cầu rồi chuẩn bị các mục dưới đây.
- Giấy tờ bản gốc và bản sao cần chứng thực (tất cả các trang)
- Giấy tờ tùy thân có ảnh như hộ chiếu, bằng lái xe
- Mẫu bản khai, bản khai có tuyên thệ ở trạng thái chưa ký và bút
4 loại dịch vụ JP
Có bốn dịch vụ chính mà JP thường xử lý. Nếu nắm rõ trước loại cần thiết thì vật dụng chuẩn bị và quy trình sẽ rõ ràng.
Đối chiếu bản gốc với bản sao để xác nhận và ký 'bản sao giống với bản gốc'. Dùng cho các giấy tờ khó nộp bản gốc như hộ chiếu, visa, bằng cấp, bảng điểm.
Là văn bản tuyên bố bằng văn bản rằng một sự việc nào đó là sự thật. Phải ký trực tiếp trước mặt JP và được dùng rộng rãi cho các mục đích đăng ký, xác nhận.
Là bản khai có tuyên thệ nộp cho tòa án, v.v. JP nhận lời tuyên thệ hoặc xác nhận (affirmation) và ký với tư cách người làm chứng. Có thể có sự khác biệt về thẩm quyền giữa các bang.
Vai trò làm chứng xác nhận chữ ký là của chính đương sự trong hợp đồng, giấy đồng ý, v.v. Có thể cần kèm theo xác minh 100 points ID.
Danh sách kiểm tra trước khi sử dụng
Nếu kiểm tra 5 điều dưới đây trước khi đến, bạn có thể hoàn tất việc chứng thực trong một lần mà không phải quay lại.
- Đã kiểm tra hình thức chứng thực mà cơ quan tiếp nhận yêu cầu (chứng thực bản sao/bản khai, v.v.).
- Đã chuẩn bị bản gốc và bản sao của tất cả các trang.
- Đã điền nội dung bản khai, bản khai có tuyên thệ và để trống ô chữ ký.
- Đã chuẩn bị giấy tờ tùy thân hợp lệ có ảnh.
Sai sót thường gặp và lưu ý
Những sai sót dưới đây dễ dẫn đến phải quay lại hoặc bị từ chối giấy tờ. Hãy kiểm tra trước để tiết kiệm thời gian.
- Không mang bản gốc — Nếu chỉ mang bản sao thì không thể chứng thực đối chiếu.
- Ký trước — Nếu ký bản khai, bản khai có tuyên thệ ở nhà rồi mang đến thì có thể phải viết lại.
- Giấy tờ còn ô trống, chưa hoàn chỉnh — JP có thể từ chối chứng thực văn bản chưa hoàn chỉnh.
Các liên kết chính thức hữu ích
- NSW 정부 — Justices of the Peace(mở trong cửa sổ mới)
Chính quyền bang New South Wales — Tìm JP và hướng dẫn về việc bổ nhiệm, vai trò (tìm JP gần nhất theo mã bưu điện).
- Queensland 정부 — JP and C.dec(mở trong cửa sổ mới)
Chính quyền bang Queensland — Hướng dẫn về chế độ và phạm vi công việc của JP và Commissioner for Declarations (C.dec).
- Victoria 법무부 — Honorary Justices(mở trong cửa sổ mới)