Resumen de las obligaciones fiscales continuas que un sole trader que trabaja con ABN debe cumplir después de abrir su negocio. Cubre el umbral de registro para el GST ($75,000) y los requisitos de la tax invoice, los plazos trimestrales del BAS y las multas por no presentar, la estructura de cuotas de los PAYG instalments y la conservación de registros durante 5 años.
Obtener el ABN y abrir el negocio no es el final del camino. Como sole trader no hay un empleador que retenga los impuestos de su salario por adelantado, así que debe encargarse por sí mismo del GST, del impuesto sobre la renta y de los registros, y las obligaciones no son puntuales: se repiten cada trimestre y cada año. La clave es entender que 'las obligaciones de declaración se acumulan en silencio'. En cuanto se registra para el GST, nace la obligación de presentar el BAS cada trimestre, y tras presentar su primera tax return la ATO comienza a emitir avisos de cuotas de PAYG instalments. No saberlo no lo exime, y las declaraciones omitidas pueden acarrear multas. Esta guía le presenta ese ciclo recurrente de un vistazo.
Los criterios para determinar si en la práctica su trabajo es de employee o de contractor y el resumen de la regla especial de GST para rideshare se tratan en la guía de trabajo gig y contratos con ABN; los trámites de apertura, como el registro del ABN y del nombre comercial, se cubren en la guía para iniciar un negocio. Las deducciones fiscales del empleado (employee) corresponden a la guía de deducciones fiscales para trabajadores y siguen reglas distintas a las de los gastos de negocio. Esta guía se dedica al 'cumplimiento continuo' del sole trader ya registrado — GST, BAS, PAYG instalments y conservación de registros — como explicación del sistema, y no constituye asesoría fiscal para situaciones individuales.
El GST (Goods and Services Tax) es el impuesto al valor agregado del 10% de Australia. Si su facturación anual (GST turnover) alcanza los $75,000 ($150,000 para organizaciones sin fines de lucro) o se prevé que los alcance dentro de los próximos 12 meses, debe registrarse dentro de 21 días. Hay una excepción: los servicios de rideshare y taxi obligan a registrarse desde el primer dólar, sin importar la facturación. Una vez registrado, cobra sus precios de venta con el GST incluido, recupera como credit el GST pagado en las compras del negocio y liquida todo cada trimestre mediante el BAS.
Después de registrarse para el GST, si el comprador lo solicita debe emitir una tax invoice dentro de 28 días para ventas de $82.50 o más (GST incluido). Los datos obligatorios son: la frase 'Tax invoice', el nombre comercial y el ABN del vendedor, la fecha de emisión, el detalle, la cantidad y el precio de lo vendido, y el monto del GST (o la frase 'Total price includes GST'); en transacciones de $1,000 o más también debe incluirse el nombre o el ABN del comprador. Para los requisitos de formato detallados, siga la guía oficial de la ATO.
Sin estar registrado, no puede cobrar GST ni usar la frase 'tax invoice'. Por el contrario, si surge la obligación de registrarse y la pospone, puede tener que pagar de su propio bolsillo, de forma retroactiva desde la fecha en que debió registrarse, el GST que no cobró a sus clientes, además de multas e intereses.
El BAS (Business Activity Statement) es el formulario con el que los negocios registrados para el GST declaran y liquidan el GST (y, cuando corresponde, el PAYG withholding y los PAYG instalments); la mayoría de los sole traders pequeños lo presentan con frecuencia trimestral. Los plazos estándar son: 28 de octubre para julio–septiembre, 28 de febrero para octubre–diciembre, 28 de abril para enero–marzo y 28 de julio para abril–junio. Con la presentación electrónica o a través de un registered tax agent, algunos trimestres pueden tener plazos adicionales, así que verifique el plazo exacto que le aplica en los servicios en línea de la ATO.
Aunque no haya habido ninguna transacción, debe presentar un nil BAS dentro del plazo. La multa por no presentar (FTL penalty) puede acumularse en silencio cada 28 días incluso con impuesto en cero — pensar 'no tengo nada que pagar, así que no pasa nada' es la trampa más común.
Al employee le retienen los impuestos del salario en la fuente, pero nadie retiene por adelantado los ingresos de negocio del sole trader. De ahí surge la trampa de que el impuesto sobre la renta del primer año se cobra de golpe en la tax return del año siguiente, y a partir de entonces la ATO lo incorpora al sistema de pago anticipado trimestral llamado PAYG instalments. Se entiende mejor en cuatro fases.
En el primer año fiscal (1 de julio – 30 de junio) normalmente no hay avisos de cuotas. En su lugar, tras la tax return del año siguiente se le cobra de una sola vez el impuesto de todo un año. La única defensa es el hábito de apartar el impuesto estimado en una cuenta separada cada vez que entren ingresos.
Si en su primera tax return los ingresos de negocio e inversión superan el umbral, la ATO lo incorpora automáticamente a los PAYG instalments y se lo notifica por myGov o por correo. A partir de entonces, por lo general paga la cuota indicada cada trimestre; quienes presentan BAS la ven incluida en el propio BAS.
Puede inscribirse por su cuenta y de forma anticipada en los servicios en línea de la ATO, sin esperar el aviso. Pagar de forma repartida desde el primer año reduce la carga de que se junten 'el pago único del impuesto del año pasado + las cuotas de este año'.
Si sus ingresos cambian, puede ajustar (vary) el monto o la tasa de las cuotas. Las cuotas pagadas se descuentan en su totalidad del impuesto final de la tax return de fin de año y el excedente se reembolsa. Eso sí, si ajusta demasiado por debajo de la realidad, podrían cobrarle intereses sobre el faltante.
La mitad del cumplimiento fiscal son los registros. La ATO exige conservar, como regla general, los comprobantes de ingresos y gastos durante 5 años, y con buenos registros todo se vuelve más fácil: preparar el BAS, reclamar deducciones y justificar ante consultas. Convierta estos cinco puntos en hábito.
La mayoría de los problemas fiscales de los sole traders no surgen por 'no saber', sino por dejarlo 'para después'. Estos son los cinco errores que más se repiten.
Página oficial de la ATO que explica el umbral de registro obligatorio para el GST ($75,000, incluida la regla especial para rideshare), cómo registrarse y las obligaciones posteriores al registro.
Guía oficial de la ATO que cubre todo lo relativo al BAS: cómo presentarlo y pagarlo, los plazos trimestrales, la declaración nil y las correcciones.
Página oficial de la ATO donde puede consultar los criterios de incorporación a los PAYG instalments, la inscripción voluntaria anticipada y cómo ajustar (vary) las cuotas.
Guía oficial del portal integral de negocios del gobierno australiano que resume las responsabilidades fiscales y legales de la estructura de sole trader.
Registro oficial de negocios del gobierno australiano donde puede solicitar, renovar y actualizar los datos de su ABN de forma gratuita. También permite tramitar el registro para el GST al mismo tiempo.
En principio no es obligatorio, aunque puede registrarse de forma voluntaria (si se registra, puede recuperar los GST credits de sus compras, pero adquiere la obligación de presentar el BAS y por lo general debe mantener el registro al menos 12 meses). Eso sí, los ingresos por rideshare o taxi obligan a registrarse para el GST desde el primer dólar, sin importar la facturación. Además, la obligación de registrarse dentro de 21 días no surge cuando 'ya superó' el umbral, sino desde el momento en que se prevé que su facturación de los próximos 12 meses alcanzará los $75,000, así que revise la evolución de sus ventas cada mes.
No. Sin estar registrado para el GST, no puede sumar GST a sus precios ni usar la frase 'tax invoice' en sus facturas. Por el contrario, si surge la obligación de registrarse y no lo hace, podría tener que pagar el GST de las ventas realizadas de forma retroactiva desde la fecha en que debió registrarse (aunque no lo haya cobrado a sus clientes), con posibles multas e intereses.
Sí, debe presentarlo. Aunque no haya habido ninguna transacción, debe presentar un 'nil BAS' (declaración en cero) dentro del plazo, algo que puede hacerse fácilmente a través de los servicios en línea de la ATO o por teléfono. Si omite la presentación porque no tiene impuestos que pagar, puede recibir una multa por no presentar a tiempo (FTL penalty) — incluso si el monto a pagar es cero.
Puede acumularse una multa por presentación fuera de plazo (failure to lodge on time penalty) por cada período de 28 días (con un tope para pequeños negocios; el monto se calcula en penalty units — verifique los valores vigentes en la ATO). Presente la declaración lo antes posible y, si le resulta difícil pagar, puede solicitar a la ATO un plan de pagos (payment plan). Cuanto más rápido corrija la situación por iniciativa propia, menores serán las consecuencias.
Puede ajustar (vary) el monto o la tasa de las cuotas en los servicios en línea de la ATO. Eso sí, si lo ajusta demasiado por debajo del impuesto real estimado, podrían cobrarle intereses sobre el faltante en la liquidación de fin de año; conserve evidencia de la caída de ingresos (registros de ventas, etc.) y ajuste a un nivel razonable. Las cuotas pagadas se compensan con el impuesto final en su tax return y, si pagó de más, se le reembolsa.
No existe la obligación de aporte del empleador (Superannuation Guarantee) sobre su propia parte. En cambio, puede hacer personal super contributions por su cuenta y, para reclamar la deducción, debe presentar un 'notice of intent to claim a deduction' a su super fund, recibir la confirmación (acknowledgement) y luego deducirlo en su tax return. Existe un límite anual (concessional contributions cap); verifique el límite vigente en la ATO.
No, son sistemas diferentes. Las deducciones del empleado son un esquema para reclamar 'gastos relacionados con la generación de ingresos' en la tax return personal, mientras que los gastos de negocio se deducen de los ingresos del negocio bajo un esquema separado. Las reglas difieren en el prorrateo del uso privado, la relación con los GST credits (quien está registrado para el GST contabiliza los gastos sin incluir el GST), la depreciación inmediata de activos y más, así que no traslade sin más los criterios de su etapa como empleado. Si tiene dudas, lo más seguro es consultar a un registered tax agent inscrito ante el TPB.
